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文 / 楊春吉(故鄉) 【台灣法律網】


【新聞】

總統府發現民進黨執政時期逾3萬件公文不知去向。中國國民黨立法院黨團首席副書記長趙麗○○今天說，此事匪夷所思，不可原諒，應追查到底（中央社100年3月30日報導：公文消失 藍委：不可原諒）。


【疑義】

按有關公文管理相關規定，除檔案法、檔案法施行細則外，尚有各機關、學校所定之「公文處理要點」及「檔案管理規定」。

其中，檔案法所稱檔案，係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件（檔案法第2條第2款參照）；又所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 (音) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品（檔案法施行細則第2條參照），是由機關歸檔或移歸檔案中央主管機關管理之公文（檔案法第2條第3款、第4款參照），均屬檔案法所稱檔案，苟明知不應銷毀之檔案而銷毀者，，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金（檔案法第24條第1項參照）。

又總統府檔案管理規定第27條第1項固規定，檔案應逐年加以清理，依規定辦理銷毀或移轉，惟總統府檔案管理規定第29條、第30條、第31條也分別規定「檔案之銷毀以卷為單位，於該卷中之案件全部屆滿保存年限之次年，由第二局第三科（檔案管理單位）擬訂銷毀計畫，逐案編製擬銷毀目錄，送請承辦單位簽註意見，報奉核定函送檔案中央主管機關審核後銷毀之。承辦單位如認卷內某一案件有繼續保存之必要，應於擬銷毀檔案目錄中簽明繼續保存之年限及理由，經報奉核定後，於屆滿延緩之期再行辦理。」、「擬銷毀之檔案得先徵詢國史館意見，如認有參考必要，於該等檔案目錄函送檔案中央主管機關核准後，得移送之。」、「機密檔案除法令另有規定，未經解密，不得銷毀」，是檔案之銷毀，也應遵守相關規定，始得為之。

縱使調卷，也應從總統府檔案管理規定第20條：「調卷應填具調卷單（式樣如附件三），憑單向檔案管理單位調取，並依下列規定辦理：（一）調卷人以調取其主辦或審核該項業務之案卷為限，其調卷單須經該單位主官核准。（二）調卷人如調取非其主辦或審核該項業務之案卷，應先經該單位主官核章後，送會承辦業務主官同意，或簽請本府副秘書長以上長官核准。（三）檔案管理單位接到調卷單後，如認手續齊備，應即檢出所調之案卷，交付調卷人。（四）調卷人如僅須瞭解檔案中簡略內容，得利用電話查詢。（五）調卷人對所調之案卷，應妥慎保管不得毀損遺失；非經業務主管單位之主官核准，不得擅自複印、抄錄、照相、轉借。並嚴禁拆散、塗改、毀損及洩密。（六）每一調卷單以調取一件為原則，如須調閱全卷，檔案管理人員應記明檔號、冊數。（七）調閱機密檔案，應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密檔案者，除辦理該機密事項者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。借調極機密以上等級者，應由調案人親自至檔案管理單位簽收。機密檔案借出時，應注意其安全維護；必要時，得採取外加封套或機密檔案傳遞專用箱盒（袋）等必要防護措施。」嚴謹之規�! w，萬無「遺失3萬件公文」之理。

從而，本案報導若屬實，遺失3萬件公文，真是不可想像，真相究是如何？是有人惡意銷毀？還是真的只是遺失公文？其間，總統府之檔案管理，是否有必要再加強？等，當有查明究辦及檢討之必要。


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